La funzione di esportazione dei report presenze ti permette di scaricare dati dettagliati su presenze, assenze e timbrature di uno o più dipendenti in diversi formati. Questa guida ti spiega passo per passo come procedere e come interpretare i dati nel file scaricato.
Come esportare il report presenze
La procedura è semplice e richiede pochi clic:
- Accedi alla sezione Presenze dal menu della sidebar.
- Applica i filtri desiderati (opzionali ma utili per restringere i dati):
- Seleziona un gruppo specifico
- Scegli uno o più ruoli
- Imposta un intervallo di date (puoi usare il calendario rapido o inserire un range personalizzato)
- Clicca il pulsante "Esporta" per aprire la finestra di dialogo.
- Scegli le opzioni di export:
- Formato: seleziona tra CSV, Excel o PDF a seconda delle tue necessità
- Contenuto: spunta le caselle per includere Turni, Assenze e/o Timbrature
- Clicca "Esporta" per avviare il download automatico del file.
Cosa contiene il report
Il file scaricato include:
- Elenco dei dipendenti filtrati secondo i criteri impostati
- Data e tipo di assenza (ferie, permessi, malattia, etc.)
- Status dell'assenza (approvata, rifiutata, in sospeso)
- Motivo o note associate all'assenza
- Ore lavorate (da timbrature) e ore di assenza
- Totali per dipendente e riepilogo aziendale
Come vengono calcolate le ore nel report
È importante capire che il calcolo delle ore nel report presenze segue una logica basata su turni e timbrature, non solo sul contratto. Ecco come funziona:
Ore previste (turni)
Le ore previste derivano dai turni pianificati assegnati al dipendente, non dal contratto. Se un giorno non ha turno assegnato, le ore previste per quel giorno sono zero. I giorni festivi azzerano sempre le ore previste, indipendentemente dalla pianificazione.
Ore effettive (timbrate)
Le ore effettive vengono calcolate in base alle timbrature registrate dal dipendente. Un giorno senza timbratura non conta come giorno lavorato.
Festività
Nel report appare una riga dedicata "Festività" solo se nel periodo considerato cadono giorni festivi.
Giustificativi
Per ogni tipo di assenza utilizzato nel mese (ferie, permessi, malattia, etc.) appare una riga separata nel report, con il totale di ore consumate.
Un caso pratico: dipendente senza turni
Se un dipendente ha un contratto ma non ha turni pianificati, nel report presenze non risulterà alcuna ora lavorata, perché le ore previste saranno zero per ogni giorno. Per popolare i turni a partire dall'orario contrattuale, usa la funzione "Genera dal contratto" nella sezione Turni.
Export paghe e relazione con le timbrature
Lo stesso principio vale per gli export paghe: la presenza di un dipendente si basa sulle timbrature effettive. Un giorno senza timbratura non genera una presenza, anche se il dipendente avrebbe dovuto lavorare. Le ore previste dal contratto servono solo per calcolare il consumo di giustificativi (ad esempio, un giorno di ferie consuma le ore previste dal contratto per quel giorno).
Formati disponibili
CSV: formato leggero, ideale per fogli di calcolo e analisi automatiche.
Excel: formato strutturato con colonne e formattazione, perfetto per ulteriori elaborazioni e report personalizzati.
PDF: formato statico e facilmente condivisibile, consigliato per consultazioni e archiviazione.