Far firmare un contratto o una policy non dovrebbe richiedere stampe, scansioni e solleciti infiniti. Con la firma elettronica di Laborio invii un PDF al dipendente, lui lo firma dal browser anche dallo smartphone e tu ricevi il documento firmato con un certificato allegato. La firma è confermata da un codice OTP via SMS, così l'identità del firmatario è verificata. In questa guida vediamo l'intero flusso, dal caricamento del documento alla verifica della firma.
Che tipo di firma è (e cosa aspettarsi)
La firma di Laborio è una firma elettronica ai sensi del Regolamento eIDAS (UE 910/2014). È pensata per contratti, NDA, policy e comunicazioni interne. Non è una firma elettronica qualificata: per gli atti che richiedono una firma qualificata serve uno strumento dedicato. Per le esigenze HR ordinarie, però, è perfetta: rapida, tracciabile e rafforzata dall'OTP.
Il risultato è un PDF bloccato: dopo la firma i campi non sono più modificabili e il file porta un hash di integrità che ne attesta l'autenticità.
Inviare un documento da firmare
Il flusso lato HR è lineare.
- Carica il PDF dalla sezione Documenti e spunta la casella Richiede firma nel form di caricamento.
- Apri il documento e clicca Configura firma: si apre l'editor con l'anteprima del PDF.
- Trascina i rettangoli gialli sulle pagine, nei punti in cui il dipendente deve firmare.
- Clicca Salva e invia per firma: Laborio genera un link sicuro e invia un'email al dipendente. Lo stato del documento diventa Inviato.
Da quel momento puoi seguire lo stato nella lista documenti.
Come firma il dipendente
Il dipendente non deve avere un account attivo né installare nulla.
- Riceve un'email con oggetto "Documento da firmare".
- Clicca il link: si apre una pagina nel browser, senza login.
- Vede il PDF con i rettangoli Firma qui.
- Clicca il rettangolo e sceglie tra Disegna la firma con il dito o il mouse, oppure Digita il nome (reso in corsivo).
- Per confermare inserisce il codice OTP ricevuto via SMS sul numero personale registrato dall'HR.
Una volta confermato, viene generato il PDF firmato con una pagina di certificazione.
Seguire lo stato e verificare la firma
Nella lista documenti la colonna firma mostra lo stato:
- Visto: il dipendente ha aperto il link.
- Firmato il...: la firma è completata e il PDF è scaricabile.
- Rifiutato: il dipendente ha rifiutato; puoi annullare o reinviare.
- Scaduto: il link è scaduto (predefinito 30 giorni); basta reinviare.
Il PDF firmato include una pagina di certificato con nome del firmatario, data, indirizzo IP, fuso orario, una sezione Verifica OTP (canale, numero mascherato, orari di invio e verifica, tentativi) e l'hash SHA-256 del documento. Confrontando l'hash puoi verificare che il file non sia stato alterato.
Problemi frequenti
- Il dipendente non riceve l'SMS: controlla che il Numero personale nella sua scheda sia in formato internazionale (es. +39 333 1234567). Il dipendente può anche premere Reinvia codice sulla pagina di firma (c'è un'attesa di 30 secondi tra un invio e l'altro).
- Codice sbagliato 3 volte: la firma viene impostata come rifiutata. Reinvia la richiesta dalla scheda documento e il dipendente ricomincia da zero.
- Numero cambiato: aggiorna il Numero personale nella scheda. Per sicurezza il dipendente non può modificarlo da solo: passa dalla richiesta di modifica all'HR.
La firma elettronica si appoggia all'archivio documenti: per organizzare al meglio i file vedi come caricare e condividere buste paga. Scopri tutte le funzioni nel modulo Firma elettronica e nell'archivio Documenti.