Le note spese sono uno strumento essenziale per tracciare e ottenere il rimborso di spese sostenute per conto dell'azienda. Laborio semplifica l'intero processo: dalla creazione della richiesta alla ricezione della notifica di pagamento. Tutto direttamente dal tuo smartphone.
Visualizzare le tue note spese
Accedendo alla sezione Note spese dell'app, vedrai immediatamente un elenco di tutte le tue richieste. Per ogni nota spesa puoi verificare:
- Importo: l'ammontare della spesa
- Categoria: la classificazione (ad esempio pranzo di lavoro, trasporti, materiale)
- Data spesa: quando hai sostenuto il costo
- Stato: in attesa di approvazione, approvata, rifiutata oppure pagata
Questo panorama ti permette di tenere sempre sotto controllo il ciclo di vita di ogni rimborso.
Creare una nuova nota spesa
Il flusso è rapido e intuitivo:
- Tocca il pulsante Nuova nota spese
- Inserisci la data della spesa (puoi scegliere una data passata o odierna)
- Specifica l'importo e la valuta (se diversa dall'euro)
- Seleziona la categoria che meglio descrive la spesa
- Aggiungi una breve descrizione (ad esempio "Viaggio cliente Milano" o "Materiale di cancelleria")
- Allega una o più ricevute
- Invia la richiesta
Allegare le ricevute
Laborio ti permette di allegare fino a 5 ricevute per ogni nota spesa. Le modalità di caricamento sono flessibili:
Da fotocamera: scatta una foto direttamente dal tuo telefono. È il modo più veloce in campo.
Dalla galleria: scegli immagini già presenti nel tuo dispositivo.
Da file: carica file PDF dal dispositivo, utile se disponi già di fatture in formato digitale.
Le immagini vengono compresse automaticamente prima dell'upload, riducendo i tempi di caricamento. Le ricevute caricate da iPhone in formato HEIC vengono convertite automaticamente in JPEG, garantendo compatibilità universale.
Formati e limiti:
- Formati accettati: JPG, PNG, PDF, HEIC
- Dimensione massima: 10 MB per ogni file
- Numero massimo: 5 allegati per nota spesa
Tracciare lo stato della richiesta
Dopo l'invio, la nota spesa entra in attesa di approvazione. L'HR della tua azienda valuterà la richiesta. Riceverai una notifica push sul tuo telefono quando accadrà qualcosa:
- Approvazione: la richiesta è stata accettata e il rimborso è in programma
- Rifiuto: la spesa non è stata approvata (controlla i dettagli o contatta l'HR per chiarimenti)
- Pagamento: il rimborso è stato erogato e il denaro è in trasferimento al tuo conto
Non devi controllare manualmente: Laborio ti avvisa in tempo reale.
Consigli pratici
Allega sempre la ricevuta o la fattura alla nota spesa: semplifica l'approvazione e accelera il rimborso. Usa descrizioni chiare e coerenti con la categoria scelta. Se hai domande su una spesa rifiutata, contatta direttamente il tuo HR dal sistema: spesso la comunicazione risolve fraintendimenti. Non aspettare mesi per inserire le note spese: fai un caricamento regolare (settimanale o mensile) per mantenere i conti ordinati.