La gestione di ferie, permessi e malattia è una delle attività che fa perdere più tempo a chi si occupa di HR: email sparse, fogli di calcolo e residui che non tornano mai. Con Laborio ogni richiesta passa da un unico calendario presenze, l'approvazione è a un clic e i bilanci si aggiornano da soli. In questa guida vediamo come funziona il flusso completo, dal dipendente che chiede le ferie all'HR che approva e tiene sotto controllo i saldi.
Come funzionano le assenze in Laborio
Laborio gestisce tre tipi di assenza, ciascuno con la sua unità di misura:
- Ferie: a giorni interi.
- Permesso: a ore (ad esempio un permesso di 2 ore per una visita).
- Malattia: a giorni, con il campo protocollo INPS obbligatorio.
Nel calendario presenze ogni richiesta ha un colore in base allo stato: giallo se è in attesa, verde se approvata, rosso se rifiutata. Così, con un solo sguardo, sai cosa ti aspetta.
Chi può inserire una richiesta
Ci sono due strade.
- Il dipendente invia la richiesta in autonomia dall'app mobile o dalla propria area self-service. In questo caso ricevi una notifica via email perché c'è qualcosa da approvare.
- L'HR o il manager inserisce direttamente l'assenza dal pannello (utile per malattie comunicate al telefono o ferie concordate a voce). In questo caso non parte alcuna notifica di approvazione, perché la registri già tu.
Approvare o rifiutare una richiesta
Quando arriva una richiesta dal dipendente, la trovi in evidenza nel calendario presenze e tra le statistiche delle richieste pendenti.
- Apri il calendario Presenze e individua il giorno colorato in giallo.
- Clicca sulla cella del dipendente per aprire la richiesta.
- Dal menu Azioni scegli Approva o Rifiuta.
- Il dipendente riceve subito una notifica con l'esito.
Puoi anche modificare le date, l'orario o il motivo prima di approvare, se serve un piccolo aggiustamento.
Inserire un'assenza a mano
Per registrare ferie o malattie comunicate fuori dall'app:
- Clicca Nuova assenza in alto nel calendario.
- Seleziona il dipendente dal menu a tendina.
- Scegli il tipo (Ferie, Permesso o Malattia).
- Imposta la data da e la data a (e l'orario, per i permessi a ore).
- Se è una malattia, inserisci il protocollo INPS.
- Scegli lo stato e premi Salva.
Tenere sotto controllo i bilanci
Ogni dipendente ha una scheda con la tab Bilanci, dove trovi i saldi di Ferie, ROL, ex-festività e Permessi mese per mese. I residui maturano in automatico ogni mese, in proporzione al monte annuo previsto dal contratto e all'eventuale part-time.
Per ogni mese puoi:
- aprire Dettagli e vedere la tabella contabile con le colonne Precedente, Maturato, Goduto, Correzioni, Residuo;
- usare Correggi per inserire una rettifica manuale (positiva o negativa);
- usare Esporta per scaricare un riepilogo dei residui.
Se carichi i ratei dalla busta paga, quei valori prevalgono sulla stima automatica.
Come maturano i residui
La maturazione è automatica: ogni mese matura un dodicesimo del monte annuo previsto dal contratto, in proporzione all'eventuale part-time. Per attivarla è sufficiente associare al contratto del dipendente i parametri di maturazione (giorni di ferie all'anno e ore di permesso). I valori dei preset sono indicativi: verifica sempre con il tuo CCNL o con il consulente del lavoro. Un contratto senza questi parametri non matura nulla: in quel caso usi la funzione Correggi o l'import dei saldi.
Filtrare il calendario
Nelle aziende con molte persone il calendario presenze diventa più gestibile grazie ai filtri:
- per gruppo, per vedere solo un reparto o una sede;
- per ruolo, per concentrarti su una mansione;
- con la ricerca del singolo dipendente.
Le statistiche in alto mostrano a colpo d'occhio le richieste pendenti, quelle approvate e il totale delle timbrature, così sai subito dove intervenire.
Festività e giorni non lavorati
Le festività e le domeniche sono evidenziate in rosso nel calendario e non vengono mai conteggiate come lavorate. Ricorda inoltre che in Laborio la presenza prevista deriva dai turni: un giorno senza turno non risulta lavorato. Per approfondire vedi la guida su come pianificare i turni di lavoro.
Vuoi vedere tutte le funzioni? Scopri il modulo Presenze e assenze e quello dedicato a ferie e permessi. Se gestisci anche i documenti del personale, può esserti utile la guida su come invitare e gestire i dipendenti.