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Funktionen

Spesenabrechnung

Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg in der App, der Manager genehmigt, HR rechnet ab. Kategorien, Kostenstellen, Reisen und Projekte.

Überblick

Die Spesenabrechnung in Laborio beginnt mit dem Beleg-Foto auf dem Smartphone des Mitarbeiters: Der Spesenantrag startet bereits mit Betrag, Kategorie und angehängtem Beleg. Der Manager genehmigt oder lehnt im Panel über einen klaren Workflow ab, jede Ausgabe wird nach Kategorie, Kostenstelle oder Projekt erfasst, und am Monatsende exportierst du alles für die Buchhaltung — ohne Excel.

Kernfunktionen

  • Beleg-Fotos aus der mobilen App
  • Manager-Freigabe-Flow
  • Kategorien, Kostenstellen und Projekte
  • Export für die Buchhaltung

Warum Teams es einsetzen

Spesen vom Smartphone

Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg in der App: Betrag, Kategorie und Nachweis reisen zusammen, ohne Papierbelege, die am Monatsende eingesammelt werden müssen.

Freigabe in einem Flow

Der Manager sieht offene Anträge und genehmigt oder lehnt im Panel ab. Jeder Schritt wird protokolliert, sodass klar ist, wer was und wann freigegeben hat.

Bereit für die Buchhaltung

Ausgaben aggregiert nach Kategorie, Kostenstelle oder Projekt, mit Export für die Buchhaltung. Schluss mit Handauszählung und gestapelten Belegen.

Häufige Fragen

Wie hängt der Mitarbeiter den Beleg an?

Über die mobile App: Foto des Belegs oder der Rechnung machen, Betrag und Kategorie angeben und den Spesenantrag senden. Der Nachweis bleibt zur Prüfung und Archivierung am Antrag angehängt.

Wer genehmigt die Erstattungen?

Der zuständige Manager oder HR genehmigt oder lehnt jeden Antrag im Panel ab. Der Workflow erfasst den Status — ausstehend, genehmigt oder abgelehnt — und wer entschieden hat.

Kann ich Ausgaben nach Projekt oder Kostenstelle erfassen?

Ja. Jede Ausgabe kann einer Kategorie (Verpflegung, Dienstreise, Kraftstoff, Übernachtung …) und einer Kostenstelle oder einem Projekt zugeordnet werden, sodass die Summen für die Abrechnung bereitstehen.

Wie übergebe ich die Erstattungen an die Buchhaltung?

Genehmigte Ausgaben werden aggregiert und für die Buchhaltung exportiert, gruppiert nach Kategorie, Kostenstelle oder Projekt, sodass die Buchhaltung saubere Daten ohne Nachzählen erhält.

Passt perfekt zu

Funktionen

Mitarbeiterstammdaten

Vollständige Personalakten mit Adresse, Steuernummer, IBAN, mehreren Verträgen, Rollen und Gruppen. Massen-Import aus Excel mit intelligenter Spaltenerkennung.

Funktionen

Manager-Berechtigungen

Granulare Delegation: 11 Bereiche × Lesen/Schreiben. Vorgefertigte Presets (HR full, Team Lead, nur Schichten) oder rollenspezifische Richtlinien.

Funktionen

Dokumente & Lohnabrechnungen

In der EU verschlüsseltes Archiv. Gehaltsabrechnungen mit erweiterten Zeiträumen: Januar-Dezember + 13. und 14. Monatsgehalt, Abfertigung (TFR). Du lädst das PDF hoch und die KI liest die Lohnabrechnung und füllt Mitarbeiter, Monat, Betrag und Daten selbst aus (auch bei Scans). Verfolgt Lesevorgänge mit Zeitstempel, Versionierung, sichere Freigabe, Push-Benachrichtigung an Mitarbeiter.

Funktionen

Echtzeit-Benachrichtigungen

In-App via WebSocket, Mobile Push via Firebase Cloud Messaging, transaktionale Emails via AWS SES. Keine verpassten Ereignisse.

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