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Funzionalità

Firma elettronica documenti con OTP

Fai firmare contratti, NDA e policy ai dipendenti con valore legale: link sicuro, conferma con codice OTP via SMS, PDF bloccato con hash di integrità, audit trail completo e certificato di firma. Firma elettronica con OTP via SMS ai sensi del Regolamento eIDAS (UE) 910/2014.

In breve

La firma elettronica di Laborio porta contratti, NDA e policy alla firma senza stampa né scanner: carichi il PDF, posizioni i riquadri di firma e sigla con il drag-and-drop e invii un link sicuro che il dipendente apre senza login. Prima di confermare riceve un codice OTP via SMS; a firma avvenuta il PDF viene bloccato (campi non più modificabili) con un hash SHA-256 incorporato, un audit trail completo e un certificato di firma scaricabile. È firma elettronica (FES) conforme al Regolamento eIDAS (UE 910/2014) — non è una firma qualificata.

Come funziona

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1. HR prepara il PDF

Carichi il contratto / NDA / policy. Posizioni i riquadri firma con drag-and-drop sulle pagine giuste. Invii il link sicuro al dipendente.

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2. Il dipendente firma con OTP

Apre il link (no login). Riceve un codice OTP via SMS sul numero registrato dall’HR. Inserisce il codice, firma con disegno o testo.

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3. PDF bloccato, audit completo

Il PDF viene appiattito (campi non più modificabili), hash SHA-256 incorporato. Certificato di firma con IP, browser, dati OTP Twilio — eIDAS-compliant.

Capacità chiave

  • Carica un PDF e posiziona i riquadri firma con drag-and-drop
  • Link sicuro inviato al dipendente — nessun login richiesto
  • Conferma con codice OTP via SMS al numero del dipendente prima di ogni firma
  • Firma tramite disegno (canvas) o testo in font corsivo
  • PDF bloccato dopo la firma: nessun campo modificabile, hash di integrità SHA-256 incorporato nel documento
  • Audit trail completo della firma: IP, dispositivo, browser, fuso orario, geolocalizzazione e dati OTP (canale, timestamp, tentativi, operatore)
  • Certificato di firma generato automaticamente con tutti i dati di verifica Twilio
  • Conforme al Regolamento eIDAS (UE) 910/2014 — firma elettronica con tracciabilità completa
  • Integrato anche con i contratti dipendente (allega PDF e invia per firma)

Perché i team lo adottano

Dal PDF alla firma in pochi clic

Carichi il documento, trascini i riquadri di firma e sigla dove servono e invii: niente stampa, niente scanner, niente email con allegati che si perdono.

Conferma OTP e audit completo

Il dipendente conferma con un codice OTP via SMS. Ogni firma registra IP, dispositivo, browser, fuso orario e dati di verifica, raccolti in un certificato di firma.

PDF bloccato e verificabile

A firma avvenuta i campi non sono più modificabili e un hash SHA-256 è incorporato nel documento: qualsiasi alterazione successiva è rilevabile confrontando l’hash.

Domande frequenti

È una firma elettronica valida legalmente?

Sì: è una firma elettronica (FES) conforme al Regolamento eIDAS (UE 910/2014), con audit trail e certificato di firma. Non è una firma elettronica qualificata: non sostituisce i casi in cui la legge richiede esplicitamente quella tipologia, ma copre la grande maggioranza dei documenti HR come contratti, NDA e policy.

Come funziona la conferma con OTP?

Prima di registrare la firma, il dipendente riceve un codice OTP via SMS al numero di telefono che hai inserito tu in anagrafica. Il numero non è modificabile in fase di firma, per sicurezza. Il codice ha una scadenza e un numero massimo di tentativi.

Il documento firmato può essere modificato dopo?

No. Al termine della firma il PDF viene bloccato: i campi diventano non editabili e un hash SHA-256 del file viene incorporato nei metadati. Se qualcuno altera il documento, l’hash non corrisponde più a quello salvato, quindi la manomissione è rilevabile.

Il dipendente deve installare qualcosa o avere un account?

No. Riceve un link sicuro e firma dal browser, senza login e senza installare nulla. Può firmare disegnando con il dito o il mouse, oppure digitando il proprio nome in stile manoscritto.

Si combina perfettamente con

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Documenti & buste paga

Archivio crittografato in UE. Buste paga e cedolini con periodi estesi: gennaio-dicembre + Tredicesima, Quattordicesima, TFR. Carichi il PDF e l’AI legge la busta paga compilando da sola dipendente, mese, importo e date (anche da scansioni). Traccia letture con timestamp, versioning, condivisione sicura, notifica push al dipendente.

Selezione & Recruiting

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Selezione & Recruiting

ATS integrato: pubblica annunci interni, gestisci candidati con CV multipli e consenso GDPR, programma colloqui con invito .ics e promemoria automatici, valuta e assumi con un clic — il candidato diventa dipendente in un tap. Gli annunci sono ottimizzati automaticamente per Google for Jobs e distribuibili su Indeed; tutte le candidature confluiscono in un'unica pipeline.

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Anagrafica dipendenti

Schede complete con residenza, codice fiscale, IBAN, contratti multipli, ruoli e gruppi. Import massivo da Excel con riconoscimento delle colonne italiane.

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Audit log & sicurezza

Log immutabile di tutte le azioni HR per compliance (chi ha modificato cosa, quando, da quale IP). Cambio password forzato al primo accesso, mascheramento PII automatico (IBAN, token), accesso ai dati limitato server-side. GDPR + ISO27001 ready.

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