Nei confronti dei tuoi dipendenti, gestire le assenze significa utilizzare giustificativi aziendali — permessi, ferie, malattie, smart working e tanti altri. Laborio ti offre un catalogo di 95 tipi di giustificativi standard italiani già pronti, che puoi attivare, personalizzare e adattare alle specifiche esigenze della tua azienda.
Accedi alla configurazione
Dalla sezione Impostazioni, seleziona Giustificativi (troverai l'icona nella sezione "Risorse umane"). Questa è la tua centrale di controllo: qui deciditi quali giustificativi abilitare e come operano.
I quattro tab di visualizzazione
La sezione Giustificativi ti propone quattro viste differenti:
- Attivi: mostra solo i tipi di giustificativo che hai già abilitato. Questi compaiono nella dropdown quando un dipendente registra un'assenza sul calendario presenze.
- Non attivi: i giustificativi del catalogo che hai scelto di disabilitare per la tua azienda.
- Tutti: il catalogo completo, sia attivi che inattivi.
- Massimali: visualizza i giustificativi attivi insieme ai loro limiti annuali e mensili. Cliccando su una riga, accedi al dettaglio per modificare i massimali aziendali o impostare eccezioni per singoli dipendenti.
Come attivare e disattivare i giustificativi
Alla creazione della tua azienda, tutti i 95 giustificativi standard sono disattivati. Tu scegli quali servono:
- Sfoglia il catalogo usando i tab.
- Cerca per codice (es. "PFR") o per nome (es. "Permessi L.104") per trovare rapidamente il giustificativo.
- Clicca il toggle Attivazione sulla riga per abilitarlo. L'effetto è immediato: il giustificativo comparirà nei moduli di registrazione assenza.
Creare giustificativi personalizzati
Oltre ai 95 standard, puoi definire giustificativi ad hoc per la tua azienda:
- Clicca "+ Nuovo giustificativo".
- Completa il form con codice, nome, categoria e altre informazioni (vedi sezione successiva).
- Il giustificativo custom viene creato come attivo e puoi usarlo subito.
I giustificativi custom sono contrassegnati da un badge e possono essere eliminati; i 95 standard, invece, si possono solo disattivare.
Configurare i dettagli di un giustificativo
Cliccando sul nome di un giustificativo, si apre il modulo di configurazione. I campi principali sono:
- Codice: identificativo per i software di gestione paghe (modificabile solo per i custom).
- Nome: descrizione leggibile.
- Comportamento: definisci se il giustificativo diminuisce le ore lavorate (es. ferie, malattia), aumenta (es. straordinari), o non influisce (es. smart working).
- Scala dal monte: scelta cruciale che determina quale bilancio il giustificativo consuma. Scegli tra Ferie, ROL, Ex-festività, Permessi, oppure Nessuno (per assenze che non intaccano i monti, come malattie e congedi).
- Gestione ad ore: attiva il toggle se il giustificativo si registra con orari specifici (non solo giorni).
- Categoria: gruppo di raggruppamento nella dropdown del calendario.
- Note: campo opzionale per annotazioni interne (max 500 caratteri).
- Codice esportazione: per integrare il giustificativo con software di gestione paghe.
Scala dal monte: come influenzare i bilanci
Ogni dipendente ha un bilancio con quattro monti: Ferie, ROL, Ex-festività e Permessi, che maturano mensilmente. Quando configuri un giustificativo, il campo "Scala dal monte" indica quale monte consuma:
- Se scegli Ferie, ROL, Permessi o Ex-festività: il giustificativo toglie ore da quel monte quando viene registrato.
- Se scegli Nessuno: il giustificativo viene registrato ma non intacca i monti (situazione tipica per malattia, congedi parentali, maternità, banca ore).
I giustificativi standard arrivano già preconfigurati correttamente; per i custom, sei tu a scegliere. Nella tabella, un badge accanto al nome ti mostra a colpo d'occhio quale monte il giustificativo scala.
Esportare e reimportare il catalogo
Hai due opzioni di esportazione:
- Esporta: scarica un file Excel completo con il catalogo, lo stato attivo/inattivo di ogni giustificativo e i codici di esportazione verso software paghe. Il file si chiama automaticamente
Giustificativi_NomeAzienda.xlsx. - Carica defaults italiani: se per errore hai eliminato i giustificativi standard o lavori su un'azienda creata prima dell'introduzione dell'auto-caricamento, questo bottone riporta i 95 giustificativi italiani nel catalogo come inattivi. Puoi usare questa funzione anche se il tuo abbonamento è scaduto: è un'operazione di setup.
Registrare assenze quick al dipendente
Quando sei dentro la scheda di un dipendente, nel calendario presenze puoi aggiungere un'assenza rapidamente cliccando sul giorno. La dropdown "Aggiungi giustificativo" mostra solo i tipi che hai attivato, raggruppati per categoria. Se non hai ancora abilitato nessun giustificativo, vedrai un riquadro con un link verso questa sezione per configurarli.
Se durante la registrazione di un'assenza ti accorgi che manca un giustificativo personalizzato, puoi crearlo al volo: clicca "+ Crea nuovo giustificativo personalizzato", inserisci i dati nel mini-form, e il nuovo tipo verrà immediatamente attivato e selezionato nel modulo di assenza.