Come gestire il recruiting e la selezione del personale con Laborio

Laborio offre un modulo completo per gestire l'intero ciclo di selezione: dalla pubblicazione dell'annuncio all'assunzione del candidato. Questa guida ti mostra come organizzare le candidature, programmare colloqui, raccogliere valutazioni e assumere i nuovi dipendenti in modo strutturato e collaborativo.

Accesso al modulo Recruiting

Il modulo Recruiting è visibile nella sidebar se sei un utente HR completo o un manager con permessi di recruiting. Contiene sei sezioni principali:

• Annunci — lista degli annunci aperti o in bozza
• Candidati — la tua talent pool aziendale con CV e profili
• Candidature — tutte le candidature con filtri per stato e annuncio
• Kanban — vista a colonne per gestire il flusso di selezione in modo visuale
• Calendario interviste — griglia mensile degli appuntamenti programmati
• Le mie interviste — i tuoi prossimi colloqui come intervistatore

Creare e pubblicare un annuncio di lavoro

Procedura passo-passo

1. Accedi a Recruiting → Annunci e clicca "Nuovo annuncio".
2. In cima al form, scegli su quale pagina carriere (brand) pubblicare l'annuncio. Se la tua azienda ha un unico brand, è già preselezionato; se ne hai più di uno, puoi scegliere quello che preferisci.
3. Compila i campi principali:
   • Titolo (obbligatorio): es. "Cuoco di partita", "Responsabile HR"
   • Descrizione e Requisiti: usa l'editor markdown per strutturare il testo. Puoi cliccare "Genera con AI" per ottenere una bozza automatica (vedi sezione dedicata sotto).
   • Tipo di contratto, Sede, Numero di posizioni aperte
   • Scadenza candidature (facoltativo): imposta una data limite per le candidature
   • Responsabile della selezione: seleziona il collega che coordina il processo
   • Categoria e Tag: aggiungi etichette libere per organizzare gli annunci
4. Clicca "Salva annuncio" per salvare in bozza, oppure cambia lo stato a "Aperto" prima di salvare.
5. Gli annunci con stato "Aperto" compaiono automaticamente sulla pagina carriere pubblica del brand selezionato, dove i candidati possono candidarsi.

Nota: per spostare un annuncio su un altro brand, modificalo e cambia il campo "Pubblica su".

Gestire le pagine carriere pubbliche

Ogni brand ha una sua pagina carriere pubblica, con URL proprio, logo e tema personalizzato. I candidati accedono senza login e vedono solo gli annunci pubblicati su quella pagina.

Creare una nuova pagina carriere

1. Vai a Impostazioni → Pagine carriere.
2. Clicca "Nuova pagina carriere".
3. Configura:
   • Nome brand: il nome che appare sulla pagina pubblica
   • Slug: la parte dell'URL univoca (es. slug ristorazione → https://app.laborio.it/company-public/ristorazione/jobs)
   • Pubblicata: attiva il toggle per rendere la pagina visibile ai candidati; lascia in bozza se ancora non pronta
   • Pagina predefinita: il toggle qui indica su quale pagina i nuovi annunci vengono pubblicati per default
   • Logo quadrato e versione estesa: carica i file quadrati e panoramici
   • Immagine hero: la foto grande in testata
   • Testo di benvenuto (multilingua): il messaggio introduttivo ai candidati. Clicca "Genera con AI" per creare una bozza automatica.
   • Colori del tema: definisci il colore primario e secondario
   • Email e Telefono di contatto: i dati che vedono i candidati
4. Salva. La pagina compare nell'elenco; usa "Copia link" per condividere l'URL pubblico.

Per eliminare una pagina, il sistema ti chiede prima di riassegnare i relativi annunci a un'altra pagina.

Aggiungere candidati e caricare i CV

Flusso di creazione con estrazione AI da curriculum

Quando crei un nuovo candidato, puoi caricare il CV per estrarre automaticamente i dati:

1. Vai a Recruiting → Candidati e clicca "Nuovo candidato".
2. Nel primo step, trascina il PDF nella zona di drop o clicca "Seleziona PDF" per caricare dal disco. Vedi la quota AI mensile in alto a destra.
3. Scegli una delle tre opzioni:
   • "Estrai dati con AI e pre-compila il form" (consigliato): la AI legge il PDF ed estrae automaticamente nome, cognome, email, telefono, indirizzo, esperienza, skill e lingue. Ti porta al form con i campi già compilati.
   • "Avanti senza estrazione AI (allega comunque il CV)": il PDF viene allegato al candidato ma non viene letta la AI. Usa questa opzione se il CV è una scansione o se non vuoi consumare quota AI.
   • "Salta — il candidato non ha curriculum": vai direttamente al form vuoto.
4. Nel secondo step, rivedi sempre i campi estratti dalla AI (può commettere errori) e completa i dati non estraibili: data di nascita, nazionalità, fonte della candidatura, disponibilità (immediata / breve / lungo preavviso).
5. Compila il consenso GDPR (obbligatorio): il consenso scade automaticamente dopo 24 mesi, configurabile in Impostazioni.
6. Clicca "Salva candidato".

Caricare CV su un candidato esistente

Nella scheda di dettaglio del candidato, clicca "Carica CV" per allegare un file PDF o DOCX (max 10 MB). Puoi caricare più versioni; l'app mostra l'elenco con data upload.

Stato consenso GDPR: il badge accanto al nome candidato mostra il consenso con colore (verde = valido, arancio = meno di 30 giorni, rosso = scaduto). Se un candidato scade, ricevi un digest email settimanale con la lista dei candidati in scadenza nei prossimi 30 giorni.

Gestire il pipeline di candidature

Vista elenco

Vai a Recruiting → Candidature per filtrare per annuncio, stato, hiring manager, periodo. Clicca una riga per aprire il dettaglio della candidatura, dove vedi la timeline storica e tutte le azioni.

Vista Kanban (drag-and-drop)

Accedi a Recruiting → Candidature → Kanban per una visualizzazione a colonne. Trascina le card tra le fasi per avanzare lo stato della candidatura:

Nuovo → Screening → Colloquio telefonico → Colloquio in sede → Test tecnico → Referenze → Offerta → Assunto / Rifiutato / Ritirato

Azioni sul dettaglio candidatura

Dal dettaglio di una candidatura trovi i bottoni:

• "Avanza stato": promuove il candidato alla fase successiva e registra automaticamente il cambio nella timeline.
• "Rifiuta": apre un modal dove scegli il motivo di rifiuto da una lista configurabile in Impostazioni → Recruiting. Puoi inviare un'email di rifiuto al candidato.
• "Assumi" (visibile solo quando lo stato è "Offerta"): procedi all'assunzione (vedi sezione dedicata).

Programmeare colloqui e inviare inviti

Creare un colloquio

1. Dal dettaglio candidatura, clicca "Nuovo colloquio", oppure vai a Recruiting → Calendario interviste e clicca "Nuovo colloquio".
2. Compila il form:
   • Tipo: Telefonico / Video / In sede / Di gruppo
   • Round: numero progressivo (1, 2, 3...)
   • Data, ora e durata: la durata è preimpostata dalle Impostazioni ma puoi modificarla
   • Intervistatori: seleziona i colleghi che conducono il colloquio (almeno 1 obbligatorio)
   • Sede (per tipo "In sede") o Link video (per tipo "Video")
3. Clicca "Programma colloquio".

Comunicazioni automatiche

Il sistema invia automaticamente:

• Al candidato: email con i dettagli del colloquio + file .ics (invito calendario) e un promemoria 24 ore prima.
• Agli intervistatori: email interna con link al dettaglio candidatura e push notifiche. Ricevono anche un promemoria 24 ore prima.

Compilare valutazioni post-colloquio

Dopo ogni colloquio, gli intervistatori compilano una valutazione:

1. Apri il dettaglio candidatura → sezione "Valutazioni", oppure apri il dettaglio del colloquio e clicca "Aggiungi valutazione".
2. Per ogni criterio di valutazione (Competenze tecniche, Soft skills, Fit culturale, Motivazione — configurabili in Impostazioni), assegna un punteggio da 1 a 5.
3. Scrivi note libere e scegli la raccomandazione finale: Sì convinto / Sì / Forse / No / No convinto.
4. Clicca "Invia valutazione".

Le valutazioni sono visibili all'HR nel dettaglio candidatura. I manager vedono solo la propria valutazione. Se un intervistatore non compila la valutazione entro 24 ore dal colloquio, riceve un promemoria automatico.

Assumere un candidato

Quando il candidato accetta l'offerta:

1. Assicurati che la candidatura sia nello stato "Offerta".
2. Dal dettaglio candidatura, clicca il bottone "Assumi candidato".
3. Conferma nel modal.
4. Il sistema crea automaticamente la scheda dipendente precompilata con nome, cognome, email, telefono, data di nascita, indirizzo e foto dal profilo candidato. Il CV viene allegato come documento HR.
5. La candidatura è marcata come "Assunto" e linkata al nuovo dipendente.
6. Sei reindirizzato alla scheda del nuovo dipendente per completare i dati mancanti (contratto, gruppo, ecc.).
7. Una volta completata la scheda, invia l'invito al dipendente per creare le credenziali: clicca "Azioni → Invita" dall'elenco dipendenti.

Generare contenuti con intelligenza artificiale

Se configurato, Laborio può generare automaticamente descrizioni di annunci, comunicazioni e articoli:

Configurare la AI

Vai a Impostazioni → AI in app e compila (la prima volta):

• **Descrizione azienda