Come gestire note spese e rimborsi dei dipendenti
Con Laborio puoi centralizzare tutte le richieste di rimborso dei tuoi dipendenti, approvarle rapidamente e tenere traccia dei pagamenti. La gestione è semplice: configuri le categorie di spesa, i dipendenti inviano le richieste con ricevute allegate, e tu approvi o rifiuti direttamente dall'app.
Configurare le categorie di spesa
Prima di autorizzare i rimborsi, definisci quali tipologie di spesa sono ammesse in azienda e a quali condizioni.
- Accedi a Spese dal menu laterale
- Seleziona la tab Catalogo spese
- Clicca Nuova categoria
- Compila i dati:
- Nome (es. "Trasferte", "Vitto e alloggio"): obbligatorio
- Policy: descrizione delle regole, ad esempio "Max 100 € per giorno" (facoltativo)
- Limite: l'importo massimo consentito per ogni singola richiesta (facoltativo)
- Clicca Salva categoria
La categoria è ora disponibile nei moduli di richiesta rimborso. Puoi modificare o eliminare una categoria in qualsiasi momento dalla lista del catalogo.
Registrare una nota spesa
Hai due modalità di inserimento:
Come HR/manager
Se un dipendente ti fornisce manualmente i dati (per rimborso arretrato o trasferta aziendale):
- Vai a Spese > tab Rimborsi
- Clicca il bottone Nuovo rimborso
- Compila il modulo:
- Dipendente: seleziona dal dropdown
- Data spesa: la data in cui è stata sostenuta (obbligatorio; è diversa dalla data di invio della richiesta)
- Importo: l'importo della spesa
- Valuta: EUR, USD, ecc. (default EUR)
- Categoria: scegli dal catalogo che hai configurato (obbligatorio)
- Descrizione: aggiungere dettagli è utile, ad es. "Hotel + pasti trasferta Roma" (facoltativo)
- Ricevute: allega fino a 5 file (JPG, PNG, PDF, HEIC), max 10 MB ciascuno
- Clicca Invia rimborso
La richiesta entra in stato submitted (in attesa di approvazione).
Come dipendente (self-service)
Dal 24 maggio 2026, i tuoi dipendenti possono inviare autonomamente le richieste di rimborso:
- Da app mobile: sezione "Nota spese"
- Da web self-service: nella loro area personale, sezione "Nota spese"
Possono allegare la foto della ricevuta scattata direttamente dal cellulare. La richiesta arriva all'HR con stato submitted e segue lo stesso flusso di approvazione.
Attenzione: per consentire a un dipendente di inviare richieste, devi abilitare il permesso "Note spese" = Può richiedere nella tab Permessi della sua scheda dipendente. Se lo imposti su "Solo visualizza", il dipendente vedrà la sezione ma non potrà inviare. Se lo imposti su "Nessuna", la sezione non gli compare.
Approvare o rifiutare un rimborso
- Vai a Spese > tab Rimborsi
- Trova la richiesta con stato submitted (è visualizzata in cima alla lista)
- Clicca il bottone Approva (verde) per accettare oppure Rifiuta (rosso) per respingere
- Se approvi:
- Lo stato cambia ad approved
- Apparirà un bottone Paga
- Clicca Paga per contrassegnare il rimborso come pagato
- Lo stato diventa paid
- Laborio registra automaticamente data e ora del pagamento
- Il dipendente riceve una notifica email
Informazioni utili
Allegati: se l'upload di una ricevuta non va a buon fine, la richiesta rimane comunque salvata. Puoi riaprirla in modifica e ritentare. Finché lo stato è submitted, il dipendente può aggiungere o sostituire ricevute. Una volta approvata o rifiutata, gli allegati sono congelati e non modificabili.
Statistiche: nella sezione Spese vedi subito i rimborsi aperti, il totale dei rimborsi registrati e quante categorie hai attivato.
Notifiche: l'HR riceve una notifica email quando un dipendente invia una richiesta; il dipendente riceve una notifica quando la richiesta è approvata o rifiutata.
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